How to Train Your Dragon, Prestatie Inkoop voor ICT
De laatste tijd staat de media weer vol over mislukte ICT projecten. Dit is niet nieuw, al jaren is dit aan de gang en komt de ene na de andere commissie met conclusies en aanbevelingen. Volgens mij wordt het eens tijd om dit veel koppig monster anders aan te pakken en zijn kracht voor ons te laten werken zodat we echt toegevoegde waarde gaan krijgen.
Traditioneel inkopen.
Bij veel bedrijven worden ICT projecten en diensten nog steeds traditioneel ingekocht op basis van offerte en dan vindt er een selectie plaats op basis prijs. Dit heeft in het verleden geleidt tot fraude, onvoldoende prestaties en toegevoegde waarde. Daarbij werd ook de opdrachtgever automatisch probleemhouder terwijl deze over onvoldoende kennis en competentie beschikte. Bij prestatie inkoop wordt er gebruik gemaakt van de kennis en competenties van beide partijen zodat projecten en diensten zo optimaal mogelijk worden geïmplementeerd. Bijvoorbeeld een badkamerspecialist weet hoe hij het beste een badkamer kan installeren, het is aan de klant om te bepalen wat hij wil hebben.
Prestatie inkoop
Prestatie inkoop is een aanpak die uitgaat van de meeste waarde voor de laagste prijs. Bij prestatie inkoop projecten is de opdrachtnemer voor de zaken die worden uitbesteed ‘in the lead’. Aanbieders krijgen zo de kans om hun expertise maximaal te laten zien.
Bij prestatie inkoop gaat het er om de best beschikbare expert te vinden die de opdracht kan uitvoeren. Om tot een maximaal resultaat te komen is het daarnaast van belang om los te laten en te vertrouwen in plaats van te controleren en beheersen. De opdrachtnemer neemt het initiatief voor de zaken die worden uitbesteed en u faciliteert. Centraal staan:
- Meeste waarde voor bijna altijd de laagste prijs (90%)
- Maximaal gebruik maken van de expertise van de opdrachtnemer en uw organisatie
- Denken vanuit het gezamenlijk belang (win-win)
- Luisteren, begrijpen en stroomlijnen in plaats van management, controle en inspectie
- Gebruik maken van dominante informatie
- Vergroten van winst voor de leveranciers
- Minimaliseren van communicatie, besluitvorming en transacties
- Gezamenlijk risicodossier en wekelijkse rapportages
- Verminderen van risico’s door gebruik expertise en transparantie
Met prestatie inkoop heeft de aanbieder minder kosten bij de aanbesteding en meer mogelijkheden om zich te onderscheiden van concurrenten. u krijgt een beter resultaat, zonder dat iedere stap gecontroleerd hoeft te worden.
Hoe werkt prestatie inkoop?
Prestatie inkoop beslaat niet alleen inkoop, maar het hele proces van de eerste voorbereidingen. Via de aanbesteding, tot en met de uiteindelijke realisatie van het project. De aanpak doorloopt vier 4 fasen:
- Voorbereiding: Opdrachtgever bereidt het inkooptraject voor. Definieert de projectdoelen en bepaalt de kwaliteitscriteria.
- Beoordeling: In de aanbesteding vraagt de opdrachtgever eerst naar de ‘dominante informatie’ over het project: risicodossier, kansendossier en prestatie-onderbouwing. Ook interviewt de opdrachtgever per aanbieder 1 of 2 sleutelfiguren die betrokken zijn bij de uitvoering. De beoordeling van deze dominante informatie en de interviews samen, leidt uiteindelijk tot een keuze voor de best beschikbare expert: de aanbieder met de meeste waarde voor de laagste prijs.
- Onderbouwing: De beoogde opdrachtnemer onderbouwt zijn plannen en werkt die in detail uit. Ook laat hij zien hoe hij de beloofde resultaten tijdens de uitvoering meetbaar maakt. Aan het eind van deze fase wordt de opdracht definitief gegund.
- Uitvoering: In de uitvoering worden de prestaties gemeten van zowel de opdrachtnemer als opdrachtgever. Aan de hand van de wekelijkse rapportage stuurt de opdrachtnemer bij waar nodig en verbetert hij zijn prestaties. De verantwoordelijkheden van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer zijn helder.
Wanneer prestatie inkoop?
Prestatie inkoop is goed toepasbaar als de opdrachtgever functioneel weet wat hij nodig heeft, de markt (opdrachtnemer) expert is op de gevraagde functionaliteit of dienst en er concurrentie is. We kunnen prestatie inkoop toepassen als er voldaan wordt aan de volgende randvoorwaarden:
- Er is concurrentie in de markt
- Er zijn voldoende opdrachtgeverrisico’s waarop opdrachtnemer zich kan onderscheiden
- Functionele uitvraag: hoe meer onderscheidend vermogen, hoe beter
- Opdrachtgever laat los: minimale toetsing en juiste houding en gedrag
- Opdrachtnemer toont vakmanschap en maakt prestaties transparant
Wat levert prestatie inkoop op?
Met prestatie inkoop krijgt u vooraf een goed inzicht in de risico’s, planning en te leveren prestaties van het project. En de opdrachtnemer krijgt de ruimte om het project naar een zo goed mogelijk resultaat te leiden. Resultaten van prestatie inkoop zijn:
- Hogere kwaliteit
- Minder onverwachte kosten
- Minder totale projectkosten
- Minder vertraging
- Minder discussie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer
- Verwachting is afgestemd op elkaar (geen perceptieverschillen)
- Focus op toegevoegde waarde
- Effectief risicomanagement
- Verantwoordelijkheid geven … en…. nemen
Omdat het hier gaat om een andere manier van inkopen en uitvoeren is het verstandig om u te laten begeleiden.