Brainstorm Reloaded
U zult zich misschien afvragen of Brainstormen zinvol is. Als u die eindeloze sessie bedoelt waarbij er veel ideeën worden geroepen zonder enige praktische nut en het meer een Poolse landdag is, dan ben ik het met u eens dat Brainstormen niet zinvol is. Daarin tegen als het goed ingezet is het een middel waarmee je praktische en uitvoerbare oplossingen bedenkt, het bijdraagt aan teambuilding en vervolgacties worden belegd.
Als brainstorming zo wordt toegepast, dan kan het een waardevol tool zijn in projecten en is het een onmisbaar instrument voor iedere projectmanager die met zijn project meer wil bereiken dan het simpelweg opleveren van het afgesproken resultaat binnen de gestelde randvoorwaarden.
Rollen
De belangrijkste reden dat veel brainstormsessies mislukken, is dat er te weinig oog is voor het feit dat het mobiliseren van praktische creativiteit vooral een proces is, dat strak gevolgd moet worden om niet te verzanden in een ‘Poolse landdag’. Bovendien moeten de deelnemers gefocust blijven op de inhoud van het probleem en op het aanwenden van hun creativiteit daarvoor. Om dit goed te doen moet er een rolverdeling worden aangebracht binnen de groep:
- Probleemeigenaar; Eigenaar van het probleem. Hij neemt tussentijdse beslissingen als de facilitator dat vraagt als er te veel tijd wordt besteed aan minder relevante zaken. De probleemeigenaar mag zich niet met het proces bemoeien want de kans is groot dat hij de groep gaat frustreren en dat de sessie niet meer oplevert dan dat hij al achter zijn bureau had bedacht.
- Facilitator; is verantwoordelijk voor het goede verloop van het proces. Vaak ontbreekt deze rol, met als gevolg dat de brainstormsessie geen praktische oplossing voor het probleem oplevert en een negatieve invloed heeft op het groepsproces. De facilitator bewaakt de agenda en zorgt ervoor dat de probleemeigenaar en de teamleden hun rol vervullen en vooral geen andere rol.
- Teamleden; (meestal 4-8) dragen bij aan een praktische oplossing door ideeën te genereren en zicht te hebben op de haalbaarheid of wenselijkheid van voorgestelde oplossingen. Het is goed om de belangrijkste uitvoerders van de ideeën nu al te betrekken bij het proces. De teamleden worden geacht de spelregels van Brainstomen te kennen en dus de bijsturing van het proces door de facilitator te accepteren.
Spelregels
De spelregels voor zijn voornamelijk gericht op een constructief groepsproces:
- Wees open en doe actief mee.
- Ligt je ideeën toe op hoofdlijnen;
- Bouw verder op andere ideeën;
- support het proces & Team;
- Niet torpederen van ideeën;
- Voordelen benoemen voor de bezwaren;
- één tegelijk tijd aan het woord;
- Hou het kort zodat andere ook de tijd krijgen.
Deze regels spreken eigenlijk wel voor zich. De facilitator zorgt ervoor, dat iedereen zich aan de spelregels houdt. Het is immers menselijk om:
- een idee toe te lichten;
- nieuwe ideeën direct kritisch af te schieten;
- direct ook andere ideeën toe te voegen aan de probleemstelling.
De facilitator moet voorkomen, dat men hem een zeurpiet gaat vinden. Daarom is ‘Ja, maar …’ een tekst die hij nooit mag gebruiken. Het is altijd ‘Ja, en …’.
In de praktijk
Brainstormen is een heel krachtig middel voor het bedenken van ‘New Business’, opstarten van projecten of het oplossen van ontstane problemen. In dat geval is de probleemeigenaar vaak de opdrachtgever of de projectmanager zelf. De probleemeigenaar en de teamleden zijn meestal direct betrokkenen. De facilitator kan een relatieve buitenstaander zijn, die natuurlijk wel snapt waar de sessie over gaat en wat de deelnemers bedoelen met hun ideeën, benefits en concerns. Belangrijker is echter, dat de facilitator zijn rol op een goede manier invult. Voor organisaties is het daarom zinvol om minimaal 2, 3 of (bij grotere organisaties) meer getrainde facilitators in dienst te hebben om problemen met dubbelrollen of met de beschikbaarheid van de facilitators te voorkomen. Mocht u deze niet in dienst hebben kan Next-2 deze rol voor u invullen. Juist een goede facilitator kan ervoor zorgen, dat belangrijke verbeteringen of kostenbesparingen gerealiseerd worden, zonder dat dit ten koste gaat van een soepele samenwerking. U kunt natuurlijk zelf de rol van facilitator vervullen, mits u er wel voor zorgt dat u niet tevens de rol van probleemeigenaar invult.